Canje Electronico – Formato de Imagenes de Cheques – en EEUU se llega a un Acuerdo

Los cheques en papel son uno de los medios de pago más utilizados en la actualidad. A pesar de que, debido a la gran cantidad de opciones para realizar pagos y transferencias de manera electrónica, el volumen total de cheques tiende a disminuir más cada vez, una tremenda cantidad de cheques son escritos y procesados cada año en EEUU, y además, los consumidores y los negocios los siguen viendo como un medio de pago útil y seguro. Sin embargo los Bancos deben incurrir en tremendos costos para realizar el proceso de canje, aquel proceso donde «se reúnen los bancos y se entregan los cheques de cada uno», pero, en la actualidad e aparecen formas más eficientes de realizar el canje de cheques de manera electrónica, lo que lleva a que las instituciones financieras necesiten desarrollar e implementar estrategias de canje basados en imágenes electrónicas de cheques (canje electrónico) para mantenerse como firmas competitivas en el futuro.

En EEUU eso ha sido impulsado por la iniciativa ‘Check 21‘, gracias a esta ley, las instituciones financieras tienen las atribuciones necesarias para convertir los cheques en papel a imágenes electrónicas para su canje y procesamiento (estos se denominan cheques substitutos). Esto proveé un método más eficiente y rápido y cada institución financiera debe considerar los beneficios de su implementación, dentro de los cuales podemos considerar:

• Menores costos de transporte: se pueden reducir los costos cancelados a empresas de transporte de valores.
• Menores costos de gestión: el canje de documentos electrónicos es más rápido y barato que el canje de cheques en papel.
• Mejores tiempos límites: con la adopción de cheques en imágenes electrónicas, las instituciones financieras pueden ajustar los tiempos límites para recibir cheques, entregando así un mejor servicio.
• Menos pasos de procesamiento: El proceso electrónico es más eficiente, lo que reduce los costos totales.
• No hay barreras geográficascas: se eliminan todas las barreras geográficas que encarecen el proceso.
• Mejor resolución de errores: los errores pueden ser corregidos rápidamente, ya que la imagen puede ser transferida de manera inmediata a otra locación.
• Mejor servicio al cliente: Todo este proceso más fluido resulta en un mejor servicio al cliente y oportunidades para ofrecer mejores productos y servicios.

De esta manera la industria bancaria se ha ido transformando desde una basada en cheques de papel a una de cheques basada en imágenes, con cerca de un 50% de los cheques pagados en formato de imagen, pero el proceso completo experimentaba problemas de interoperabilidad, los que han impacto negativamente a la industria, principalmente debido a la falta de un formato estándar.

La siguiente es una imagen de un cheque substituto, esto es un cheque que ha sido digitalizado y además equivale legalmente al cheque original: ‘Un cheque substituto es una copia especial de papel del frente y del dorso del cheque original y puede ser un poco más grande que el cheque original. Los cheques sustitutos tienen un formato especial que les permite ser procesados como si fueran el cheque original. El frente del cheque sustituto debe decir: ‘Esta es una copia legal de su cheque. Puede usarla de la misma forma que usaría el cheque original.’:

Afortunadamente, la ‘CheckImage Collaborative‘ ha anunciado la creación de estándar para el formato de imágenes de cheques (UCD: Universal Companion Document), el cual establece un enfoque uniforme a lo largo de la industria para completar y validar imágenes de cheques. Con la creación de éste, se crea un entorno consistente para todos los participantes de la industria para el procesamiento de archivos de imágenes de cheques, lo que elimina los problemas de inconsistencia en las aplicaciones al realizar intercambio de imágenes de cheques. Los participantes se han comprometido a trabajar para realizar los camios necesarios para cumplir con la UCD en los próximos 12 a 18 meses.

Realidad Local

En Chile también existe un programa de migración a Canje Electrónico («Canje Electrónico, Imágenes y Truncamiento de Documentos Valorados en Moneda Nacional«), el cual busca que los más de 600 mil documentos diarios que se manejan en Chile sean procesados y analizados de forma electrónica, mediante la digitalización del cheque físico, reemplazando de esta manera el costoso sistema manual actual. Entre los beneficios se encuentran la modernización del sistema de pago de bajo monto, la alineación a estándares internacionales, el ahorro de costos en el procesamiento de cheques y el uso de protocolos seguros de transferencia electrónica.

En la primera semana de diciembre del 2007 se dio inicio al plan piloto de pruebas de este proyecto. El objetivo final de esta iniciativa es modernizar el sistema de procesamiento de cheques y otros documentos valorados, de manera de perfeccionar los horarios de reuniones de las distintas cámaras del país involucradas en el proceso diario, el cual incorporará la liberación temprana del fondos a primera hora del día hábil siguiente a la fecha del depósito. Ello representa una disminución del plazo de retención a menos de 24 horas.

En una primera fase, los ensayos se focalizarán en el sistema para la Primera Reunión de Cámara Electrónica. Esto significa que cada una de las 46 localidades de cámara existentes a la fecha, comenzará las pruebas, enviando los archivos electrónicos con data de canje a SINACOFI, a través de las empresas procesadoras que tengan contratadas y, eventualmente, del sistema TID web (SINACOFI), en el caso de aquellos bancos que no han contratado ese servicio y que por el volumen de documentos procesados opten por esta modalidad.

El plan piloto para la Primera Reunión Electrónica de Cámaras se aplicó en Valparaíso, Concepción y Santiago. Las restantes localidades de Cámara se incorporarán masivamente, según un programa que se dará a conocer de manera oportuna.

En las etapas venideras, el programa de pruebas paralelo a la operación habitual del canje, incluirá el sistema para la Liberación Temprana y el sistema para las Cámaras Electrónicas 2a (errores) y 2b (devoluciones). Una vez concluida esta fase de pruebas, se harán las gestiones ante las autoridades para su autorización y puesta en marcha.