En los últimos años hemos pasado de una situación caracterizada por la escasez de información a poseer demasiada información, a una situación en la que la abundancia de información empieza a ser un problema. Y es que desde que Internet se ha asentado como medio de comunicación y además la Web 2.0 es un fenómeno en auge, tenemos a nuestro alcance mucha más información que la que somos capaces de procesar. Nos encontramos a un click de las noticias (periódicos, blogs), informes de analistas sobre todos los temas, páginas de patentes, información comercial de las empresas y también opiniones de los consumidores, y hasta conversaciones en directo en diversos grados de formalismo.
La magnitud de este fenómeno nos lleva a plantearnos ¿la información se ha convertido en una commodity? Y si es así ¿dónde está el valor en una organización?
En un publicación realizada por La Cofa se comenta la importancia de diferenciar entre información y conocimiento. Conocimiento tiene en cuenta una serie de procesos mentales de comprensión, entendimiento y aprendizaje que se encuentran en la mente y que incluyen interacción con el mundo exterior y con otras personas. Así cuando nosotros deseamos expresar lo que sabemos, solamente lo podemos hacer uniendo mensajes de varias clases – oral, escrito, gestos…- Estos mensajes no suponen conocimiento sino información, la cual debe ser asimilada y entendida para por otros para pasar a formar parte de su conocimiento. Por este motivo una misma información produce un conocimiento diferente en dos sujetos distintos Schutz (1967).
Esta concepción del conocimiento viene a colocar al empleado como el protagonista de cualquier empresa, ya que el “conocimiento” tiene mucho que ver con la persona y como es capaz de utilizar la información para resolver problemas. Sin duda alguna el mayor activo de cualquier empresa son sus empleados, o mejor dicho la capacidad de sus empleados para enfrentarse a los retos diarios del trabajo y eso no se puede sustituir.Si bien es cierto que el “empleado” es el centro de todo este sistema del conocimiento, también lo es que la empresa tiene como uno de sus desafíos más importantes el gestionar lo más correctamente posible este conocimiento para su reutilización y para minimizar el impacto en los cambios empresariales.
Así el término Gestión del Conocimiento se ha convertido en una meta fundamental para las empresas, principalmente para aquellas cuyos trabajadores tienen un alto contenido de trabajo intelectual. Esta importancia se puede comprobar por la gran cantidad de iniciativas y herramientas que han aparecido en las empresas y consultoras y por la gran cantidad de literatura que se ha escrito sobre el tema en los últimos años.
Hasta ahora la mayoría de los casos la gestión del conocimiento se ha asociado a gestión de la “información”, o sea a la creación de repositoriosestructurados que contienen el saber de una empresa, basta leer la siguiente definición de Deloitte and Touche
Deloitte Consulting provides system consulting and implementation services for knowledge management solutions in a wide range of applications and scales. The solutions include data warehouse systems, enterprise system integration (data exchange system) with middleware, and workflow or document management systems with groupware such as Lotus Notes/Domino.
Es ahora con las nuevas tendencias en sistemas de información cuando se puede avanzar más en una verdadera gestión del conocimiento en las organizaciones. Tal y como se observa en la figura este propósito necesita una serie de fases:
Obtener información del conocimiento de los empleados. Para obtener esta información de los empleados existe una gran cantidad de herramientas, desde las tradicionales más formales como bases de datos estructuradas, hasta las más informales tipo 2.0 (blogs, microblogging, wikis…) mucho más efectivas para conseguir el conocimiento tácito (experiencias) de los empleados.
La gran cantidad de información generada en la fase anterior usualmente se convierte en un problema. Supongamos una empresa con 1000 empleados, los cuales generan un ítem de información diario por alguno de los medios conectados anteriormente, si suponemos un minuto para su lectura, esto supondría la utilización de 1000 minutos (más de 16 horas) para alguien que quiera conocer toda esta información. A todo esto habría que añadir las fuentes externas como clientes, proveedores, competencia, consultoras… Sin duda alguna en este panorama la “contextualización” de la información que permitaentregar la información adecuada, en el momento adecuado a las personas adecuadas será el factor competitivo clave.
Como se observa en la figura anterior, todo este proceso tiene un carácter circular, lo que quiere decir que el proceso de generación de conocimiento es continuo y debe fluir por toda la empresa. De esta manera la información a secas se convierte en muchas ocasiones en una commodity que se puede comprar o vender, y lo que realmente tiene valor es la capacidad de la organización para contextualizar la información y transmitir el conocimiento adecuado a los empleados, y la capacidad de los empleados para utilizarlo.
En este proceso las tecnologías semánticas que muchos expertos consideran el nuevo paradigma de Internet, hasta llegar a asociarse comúnmente con la Web 3.0, serán la base tecnológica que permita este avance. Las tecnologías semánticas añaden a la “información plana” una capa de conocimiento en la que se describen relaciones entre conceptos. Esta nueva capa que puede tener diversos grados de detalle permite una gestión de la información mucho más rica facilitando una “contextualización” mucho más avanzada que la que se puede conseguir por los medios tradicionales. Por este motivo estas tecnologías están llamadas a convertirse en el elemento central de este nuevo modelo de gestión del conocimiento.
