Desde mediados de la década de 1970 que se habla del concepto de oficina sin papel, pero esto sigue siendo algo difícil de alcanzar, ya que esta herramienta todavía es clave para el trabajo y las interacciones en general.
Sin embargo, el formato electrónico es cada vez más usado para procesar información, y la tecnología de impresoras y sistemas multifuncionales (MFP) se han convertido en una guía para abrazar finalmente esta tendencia. En este sentido, Lexmark revela algunos aspectos y entrega consejos a tener en cuenta a la hora de integrar una impresora multifuncional en entornos de trabajo, y estar algunos pasos más cerca de la “oficina sin papel”.
Más allá de una interfaz con pantalla táctil y fácil de usar, una nueva clase de MFPs puede ser programada para realizar operaciones de negocio como la integración de imágenes escaneadas en el flujo de trabajo o aplicaciones como compartir documentos. La ventaja adicional para una Smart MFP es que cada ícono se puede programar para solicitar al usuario la información necesaria. Esto ayuda a asegurar que los datos correctos vayan al documento en el momento que se escanea. También ayuda en los entrenamientos a los usuarios: Ya no necesitan recordar todos los pasos de cada proceso; el Smart MFP recuerda la información por ellos.
Una mirada integral
La mayoría de las organizaciones tradicionalmente han visto a las impresoras, fotocopiadoras y multifuncionales como elementos que generan un costo, y no siempre son consideradas como parte de la solución.
Sin embargo, la forma de adquirir estos dispositivos está cambiando, ya que en la decisión de compra buscan la oferta más barata que incluya todas estas características. Por supuesto, las empresas siguen teniendo un nivel adecuado de especificaciones y rendimiento, pero de lo que se trata ahora es de evaluar realmente cómo las capacidades de una impresora multifuncional inteligente y su ecosistema pueden ayudar a lograr los objetivos de la organización.
La real ventaja se refleja en los procesos
Las MFPs que consolidan funciones de impresoras, fotocopiadoras, escáneres y faxes están disponibles desde hace años, pero la verdadera ventaja de una impresora multifuncional inteligente radica en usarla como parte de un proceso empresarial.
Por ejemplo, en una oficina típica, el usuario escanea un documento desde un dispositivo a su oficina o mesa de trabajo; entonces, usando algún tipo de software, comprueba la imagen en su estación de trabajo, tal vez anota información sobre el documento escaneado, lo guarda localmente, entra la aplicación que necesita usar para cumplir su tarea y posteriormente copia y pega la imagen o parte de los contenidos en dicha aplicación.
Con una MFP inteligente, el usuario sólo tiene que seleccionar el ícono que conduce el proceso pertinente, escanear el documento y dejar que el dispositivo haga el resto. La MFP se integra a las aplicaciones en la red que utilizan las imágenes escaneadas o los datos dentro de esas imágenes, ayudando al usuario a eliminar pasos, ser más productivo y reducir los errores.
De esta manera una Smart MFP no solo se encarga de hacer cumplir las funciones de otros dispositivos, sino que también se hace cargo de tareas que generan valor agregado. Esto crea un potencial increíble para el ahorro, subrayando la reducción de los costos de operación o mejoras en los procesos.
El proveedor se convierte en socio
Gartner, consultora de tecnología de la información, asegura que «las MFPs pueden jugar un papel indispensable en la estrategia de gestión de contenidos de una organización”. De esta manera, el entorno ya no verá a este dispositivo como cualquier otro proveedor, sino como un socio de valor agregado.
Antes de enumerar todas las ventajas de una Smart MFP, lo primero es conocer claramente los objetivos de la organización. Una solución de calidad trabajará para definir y aclarar esas metas, y educará al usuario acerca de las capacidades técnicas que desconoce.
Desde un punto de vista más técnico, el ecosistema Smart MFP debería apoyar controladores universales, aplicaciones que se ejecutan en el propio dispositivo, un entorno de impresión con y sin servidor, usuarios móviles, infraestructura de nube, los conectores basados en la API para aplicaciones de red y su propio software existente, que pueden permitir la gestión de contenidos y procesos del flujo de trabajo general.
Pero además, hablamos de un ecosistema que es autónomo y por lo tanto no necesita un software de terceros.
Muchos de los proveedores requieren que sus dispositivos tengan este software adicional para operar y realizar la integración. Pero, debido a la naturaleza de estas conexiones e integraciones genéricas, se suma una complejidad innecesaria, así como riesgos para la seguridad de la red.
Cuando la industria TI en su conjunto comience a ver las eficiencias y ahorros que ofrece un ecosistema Smart MFP, la mentalidad cambiará y podremos ver al fin la esperada “oficina sin papel”.
