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La complejidad del manejo y archivo de documentos aumenta en la misma medida en que en las empresas crecen.
No solo aumentan las necesidades de espacios de almacenamiento, sino que también se hace cada vez más difícil su ubicación, una vez han sido archivados.
La digitalización del llamado “papeleo” ha resuelto en gran medida la congestión, archivo y despacho de los documentos.
DocProStar es una plataforma creada para automatizar múltiples procesos documentales dentro las organizaciones. Sus creadores afirman que esta plataforma es fácil de integrar, parametrizable, y altamente escalable.
Conversamos con Felipe Vera, Gerente Comercial Latam de TCG Process, el emprendimiento que da vida aDocProStar, quien describió las principales características de la plataforma.
¿Cuáles son las características de DocProStar?
Felipe Vera: Entre sus características principales, destaca su Arquitectura Orientada a Servicio; diseño y monitoreo de procesos; interfaz de usuario flexible, y diseño gráfico de procesos de captura y automatización documental.
DocProStar captura, extrae y valida información de cualquier tipo documento, independientemente de su formato (papel, fax, correo electrónico + archivos adjuntos, archivos PDF, e-streams, etc.) e independientemente del canal (correo electrónico, escáner, fax, mfp, dispositivo móvil, chat, etc.).
¿Cómo define la lógica del negocio?
FV: La propuesta de TCG Process es llevar al mercado un abanico de soluciones y servicios innovadores para la automatización de procesos basados en documentos, a través de la oferta de productos de software y servicios profesionales de alto nivel, en los segmentos de ECM, BPM y Captura de la Información. Estamos ofreciendo al mercado nuestra suite DocProStar en diferentes modelos, On Premise, SaaS / Cloud. Especialmente para los modelos basados en SaaS (Software como Servicio). Hemos percibido una gran demanda de nuestros clientes y socios por la flexibilidad y adecuación de los productos costos implicados en el lanzamiento de un proyecto.
¿Cómo es el proceso de obtener los datos precisos del negocio?
FV: A través de múltiples interfaces de captura, nuestros clientes pueden escanear documentos de forma remota, utilizando por ejemplo un navegador web o un dispositivo móvil, entregando las imágenes y metadatos capturados para validación, procesamiento y almacenamiento en repositorios ECM. Toda esta infraestructura puede estar disponible en el ambiente del cliente o en nuestro ambiente Cloud a través de un modelo híbrido, donde podemos conectar de forma segura a nuestros servidores en las redes privadas de nuestros clientes.
¿Cómo automatiza las decisiones?
FV: Mediante reglas de negocios que se parametrizan dentro de la plataforma o bien conectándose a los BRE (Business Rule Engines) que tenga el cliente.
¿Cómo funciona DocProStar?
FV: DocProStar utiliza tecnologías de última generación para obtener datos precisos de los documentos, en un proceso altamente automatizado. Al combinar estos datos con la información de las base de datos y compararlas con la lógica de negocios, los datos de los documentos se transforman en inteligencia de negocio lista para ser utilizada. Al combinar aún más la inteligencia de negocio obtenida con la toma de decisiones automatizada y / o humana, DocProStar gestiona dinámicamente casos enteros centrados en documentos automatizando los pasos del proceso hasta la transacción. DocProStar proporciona el control de los procesos y manteniendo la transparencia en todo momento, entregando datos detallados de procesamiento y conformidad.
¿Utiliza inteligencia artificial?
FV: La plataforma utiliza tecnología RPA para realizar la extracción de los datos de los documentos en papel o electrónicos (PDF, WORD, EXCEL o cualquier formato de imagen), nuestro motor de clasificación por imagen y contenido utiliza inteligencia artificial para identificar y clasificar de manera automática los documentos que ingresan a la plataforma.
¿Cuál es el margen de error en la automatización?
FV: En la práctica no existe margen de error, gracias a las distintas reglas de validación que posee la plataforma y las técnicas de extracción que se parametrizan. La plataforma permite ajustar un umbral de confianza, que permite enviar aquellos documentos que el sistema no logre automatizar con total confianza, a un proceso de validación humana.
¿Cuál fue la necesidad que se identificó en la población y motivó la creación de DocProStar?
FV: DocProStar se creo para automatizar los distintos procesos documentales de las organizaciones, especialmente en los que el flujo de la documentación es muy alto, donde no se logra extraer la información necesaria de los documentos de forma oportuna, produciendo que organizaciones de todo tipo y tamaño se vean sobrepasadas en el procesamiento manual de la documentación, muchas veces realizando validaciones imprecisas que generan pérdidas, retraso en los pagos, problemas legales, altos costos para acceder a la información y de almacenamiento.
¿Cuál cree usted que sea el cliente que mayores ventajas puede obtener usando este producto? ¿Y por qué?
FP: En general, empresas que manejan grandes cantidades de entradas diarias de información de sus principales procesos de negocio, contenidas en documentos y que deben incluir y validar dichas informaciones rápidamente en sus sistemas de información.
Contamos con casos de éxito en diversas industrias a nivel mundial, automatizando procesos documentales en banca, seguros, salud, proveedores de servicios, retail, servicios públicos, minería y otras industrias.
¿Cuál es su proyección a largo plazo?
FV: Nuestro principal desafío es que los clientes y distintas industrias comiencen a entender el verdadero alcance de nuestras soluciones, permitiéndonos automatizar procesos documentales en distintas organizaciones a lo largo de la región Latinoamericana, actualmente nuestro Software se encuentra operando en Brasil, Chile, México, Colombia y próximamente Perú.
¿Cuál es el mejor aval para lograr la confianza de futuros clientes?
FV: TCG Process es una empresa de software de origen Suizo, formada por especialistas en automatización de procesos basados en documentos, con más de 20 años de experiencia de mercado. El mentor, fundador y presidente del grupo es Arnold Von Büren, inversor inicial del Grupo DICOM y CEO de DICOM y KOFAX hasta 2006. Para liderar las operaciones en las Américas, la empresa cuenta con Sixto Suñe como CEO de TCG Américas, ex -Director Global de Solutions Marketing de KOFAX y ex Vicepresidente para América Latina de KOFAX. TCG Américas dispone de un equipo de profesionales experimentados y certificados por las principales instituciones del mercado, tales como PMI, AIIM y CompTIA, ubicados en dos oficinas en la región, en São Paulo y Santiago de Chile.
