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Luego de dos semanas de trabajo full remoto, quiero compartir con ustedes 3 experiencias de aprendizajes que deberían cambiar la forma en que trabajamos en el momento que nos toque volver a la “normalidad”, ya que probablemente este tiempo nos haga cuestionarnos muchas cosas que antes eran normales y provoque un cambio para mejor en la calidad de vida de muchas personas.
{Tip 1: Si uno está remoto, todos están remotos}
Lo primero que me llamó la atención el primer día trabajado remoto, es que la dinámica de todos trabajando en remoto funciona bastante bien, mucho mejor que cuando uno es el único remoto (o unos pocos) y todo el resto está presencial, donde se requiere de un esfuerzo grande de todos para que las reuniones funcionen y los remotos terminan con un entendimiento menor de lo que ocurre (por que varios hablan a la vez, algunos lejos del micrófono no se escuchan, se utilizan elementos que los remotos no perciben bien como puede ser lenguaje corporal, tableros o pizarras físicas, post it, etc.).
Cuando todos están remotos la experiencia se democratiza, la calidad es la misma para todos y las herramientas son todas digitales y disponibles para todos por igual, se da una coordinación natural para hablar de uno a la vez y eso ayuda a mantener una sola reunión.
Y de aquí sale el primer gran aprendizaje (y quizás el mas importante): “Si uno está remoto, todos están remotos”, en el momento en que nos toque volver a nuestros espacios físicos, si en una reunión parte del equipo estará presencial y parte del equipo remoto, los que están presenciales deberían conectarse como remotos, para aprovechar los beneficios descritos anteriormente.
{Tip 2: Coordina y respeta horarios de pausa}
Lo segundo es que uno tiene muchas menos interrupciones, esto implica mucho más foco, también no existen desplazamientos de un lado a otro por lo que las reuniones tienden a ser mucho más puntuales y eficientes, la productividad en general debería ser mayor, pero se da un problema y es que muchas veces uno no para, los primeros días fue normal llegar a las 3 o 4 de la tarde sin haber parado ni siquiera unos minutos, estando la familia en la casa no nos tomamos unos minutos para almorzar todos juntos, algunos comiendo algo rápido en reuniones porque tampoco habían parado. Una forma de mejorar esto (así por lo menos lo hicimos nosotros y ha funcionado bastante bien) es acordar que todos paremos en ciertos horarios, con pausas coordinadas para almorzar por ejemplo. De esta manera nos podemos tomar unos minutos tranquilos, descansar, comer, tomar un café, compartir con la familia, sin estar preocupados de que está por partir una reunión.
El segundo aprendizaje es entonces, cuando parte del equipo está trabajando remoto, es mas importante aún coordinar horarios (y respetarlos) y permitir y entender que estas pausas son necesarias.
{Tip 3: Impulsa la comunicación asertiva y la participación efectiva}
El tercer punto es la importancia de la comunicación asertiva, el no estar presencialmente puede afectar la formación de equipos y la construcción de confianzas, por esto debes mantener reuniones periódicas (agendadas) con tu equipo al menos una vez a la semana, e intenta hacer una reunión corta (15 minutos máximo) de forma diaria, en estas reuniones que no todo sea trabajo, deja espacio para se cuenten temas personales, chequear estados de ánimo y que las personas se conozcan en ámbitos personales (somos seres sociales por naturaleza y en remoto eso se pierde mucho).
También debes tener en cuenta que en contextos remotos las personas están ansiosas de obtener respuestas (para lo que generalmente se pararían e irían a conversar con el responsable, por ejemplo). Por esto se vuelve relevante mantener un alto nivel de participación, si cuentas con una plataforma que permita a los equipos colaborar (como Slack por ejemplo) etiqueta a las personas necesarias en la conversación, y si te etiquetan da tu retroalimentación lo más pronto posible (lo que no significa de forma inmediata, respeta el foco en lo que estás haciendo y dedica tiempos durante el día a responder este tipo de dudas), pero si hacer saber que ya estás al tanto y en lo posible compromete un tiempo para dar una solución, respuesta o generar una acción que permita hacerlo. Trata de evitar las llamadas o calls no programadas ya que las personas pueden estar en otras cosas y las sacas de sus focos o reuniones, déjalas para temas realmente urgentes y, por último, que los responsables de una acción se encuentren bien identificados (no sirve un mensaje a “todos” para que “alguien” lo tome o para que “todos” lo tomen).
A la vez, ten cuidado de no caer generar comunicación excesiva (aunque es preferible esto que la falta de…), temas a regular son el exceso de reuniones virtuales, abrir hilos de conversación con personas que no son necesarias o aportan poco en la resolución de problemas, o abrir hilos para temas que se pueden resolver con un mensaje no urgente por alguna plataforma de mensajería.
El tercer aprendizaje en contextos de trabajo remotos es entonces, impulsa la comunicación asertiva y herramientas de trabajo colaborativo, para esto: respeta los tiempos de las personas pero a la vez haz lo posible por retroalimentar las dudas en los mejores tiempos posibles (no hay nada peor en trabajo remoto que plantear una duda y quedarse con un “cri-cri” desde el otro lado), teniendo cuidado de que las personas que corresponda se encuentren en las conversaciones y que las acciones tengan responsables claramente definidos, con respecto a tu equipo mantén reuniones de forma periódica y previamente agendadas, donde no todo sea trabajo.
Por último, les dejó aquí algunos tips para reuniones remotas, desde la realidad de trabajar remoto en nuestro país y en nuestra cultura:
- En lo posible ten encendida la cámara cuando mantengas reuniones remotas, permite a los otros ver que estás realmente en la reunión y no en otra cosa, además de observar tu lenguaje no verbal. Pero, privilegia la comunicación. En Chile, al menos, la calidad de la conexión no siempre es buena, si presentas problemas es preferible apagar la cámara para así privilegiar el audio.
- Si no estás hablando es preferible mantener el micrófono apagado, evita ruidos ambientales, que cuando hay muchas personas conectadas con sus micrófonos encendidos, la suma de pequeños ruidos se puede volver un problema.
- Todas las herramientas de video conferencia tienen algún tipo de chat incorporado, utilizarlo mientras otros hablan es una buena forma de plantear dudas sin interrumpir a la persona que está hablando.
- En presentaciones masivas donde hay pocos interlocutores y muchos consumidores (como puede ser una clase, lectura, demo, o showcase), si eres un consumidor mantén tu cámara y micrófono apagado, si eres un interlocutor mantén tu cámara y micrófono encendidos, además da indicaciones claras al principio con como funcionarán las preguntas y respuestas, en mi experiencia lo visto en el punto 3 es una muy buena práctica, pedir a los consumidores que planteen su preguntas vía chat o por alguna otra herramienta pero no que no interrumpan la presentación con sus dudas, si es tu primera vez organizando una presentación de este tipo es muy recomendable realizar un ensayo previo y revisar que todos los aspectos técnicos funcionen bien.
- En reuniones de trabajo, plantear al inicio de la reunión el objetivo, resumir al final los acuerdos y los responsables para que todos los asistentes se vayan con un mismo entendimiento. Si estos compromisos se pueden bajar a alguna herramienta de trabajo colaborativo (Slack o Jira por ejemplo), mejor aún.
- Respeta los tiempos de las reuniones, al acercarse el final de la reunión impulsa al equipo a toma acuerdos y si no se han cerrado temas, que queden los responsables identificados para así cerrar la reunión en tiempo (esto es válido tanto en presencial como en remoto, pero en remoto el control de la agenda se vuelve mucho mas relevante).
Fuente: Artículo en LinkedIn de Juan Pablo Traverso, Delivery Manager Programa Salesforce en Banco Bci
