Realizar trámites más rápidos y menos burocráticos es el sueño de todas las empresas, sobre todo de sus áreas de recursos humanos, encargadas de generar documentos como liquidaciones de sueldo y todos aquellos que requieran la firma del trabajador con el empleador, tales como contratos, anexos de contrato, de traslado, de vacaciones, permisos sin goce de sueldo, recepción de equipos de seguridad o de reglamento de trabajo, entre muchos otros.
Por esto, para que las empresas sean cada día más eficientes, es necesario que se relacionen con sus trabajadores mediante documentos electrónicos certificados (DEC), que permitan eliminar trámites y contar con un respaldo legal de sus operaciones, sin perder la agilidad de los procesos 100% electrónicos.
Uno de los principales beneficios que generan los DEC es una mejora en los tiempos de acceso para la búsqueda de información, ya que cualquier consulta que se requiera hacer sobre un documento está al alcance del computador y de manera inmediata, pues todo el proceso de emisión, distribución y almacenamiento es electrónico.
Además, se genera una optimización del espacio físico y se cuenta con la garantía de confidencialidad de la información, reduciendo los costos de operación y aumentando la productividad, ya que al utilizar este sistema los empleados no tienen que gastar tiempo realizando trámites como por ejemplo ir a la notaría a firmar documentos que ahora se pueden firmar con la huella electrónica.
Cabe destacar también que los documentos electrónicos certificados cuentan con respaldo legal y su utilización genera una externalidad positiva que está vinculada con la sustentabilidad del planeta. La biometría, al reducir significativamente el uso del papel, permite ahorrar en recursos naturales, disminuye la huella de carbono y reduce el gasto de energía en procesos eficientes.
Implementar DEC, ya no es un lujo, es una necesidad, que generará una revolución en la manera de administrar los RRHH, mejorando la gestión y acelerando la meta de despapelizar a Chile.
Pablo Izquierdo
Gerente General de Acepta/ I-Med
