Herramientas de comunicación más inteligentes, integradas y sincronizadas; mayor productividad de los empleados; generación de importantes ahorros de recursos; mejor desempeño laboral y fortalecimiento de los negocios de una compañía son parte de los beneficios que entrega la plataforma de Comunicaciones Unificadas Microsoft Lync que Teknos ofrece en el mercado, y que actualmente tiene implementada en su organización.
En efecto, aplicaciones como mensajería instantánea, comunicaciones de voz, videoconferencia, colaboración en línea, audioconferencia, correo electrónico, calendario, directorio y voicemail son algunas a las que acceden hoy los profesionales y técnicos de esta firma integradora de tecnologías, bajo el concepto de Presencia.
Cristian Cáceres, gerente de Negocios de Teknos, explica que el término de Presencia hace las veces de director de orquesta de las comunicaciones de un negocio y define el medio por el cual una persona se comunica con otra en un momento determinado.
Asimismo, afirma que a través de Lync es posible unificar todas estas herramientas de comunicaciones de tal manera que la persona pueda, desde una de ellas, acceder al resto de las aplicaciones, siendo clave para el éxito de esta implementación contar con la asesoría de una empresa especialista en tecnologías y que, además, conozca muy bien el negocio del cliente.
El ejecutivo destaca que son varias las herramientas que en su empresa se están utilizando a través de esta plataforma de Comunicaciones Unificadas. “Un ejemplo de aplicación que, bajo esta plataforma estamos empleando, se asemeja al tradicional Messenger, pero a diferencia de aquel esta versión no sólo indica si un compañero de trabajo está o no disponible, sino que también entrega información sobre el tiempo en que él permanecerá en ese estado. Es decir, si tiene o no reuniones durante ese día, pues desde esta aplicación puedo acceder a su calendario de reuniones y fijarle una. Esta presencia, que nos indica si un colega está o no disponible, se actualiza de manera automática, debido a que basta que esa persona no use el teclado de su computador durante un tiempo para que su estado cambie de disponible a ausente, por ejemplo”.
El profesional añade que, a través de la aplicación directorio, se puede acceder a los colegas o al jefe de una persona cuando ésta no está en la oficina, ya sea por voz, video, chat, etc.
“Las Comunicaciones Unificadas mediante Lync incluso permiten compartir documentos o aplicaciones del escritorio, como Microsoft Office, con el resto de los miembros de una organización”.
Otra de las funciones que posibilita esta plataforma consiste en transferir los llamados a otro anexo o a un celular, de tal manera de estar siempre conectado. A la vez, es posible organizar audiconferencias y videoconferencias. Asimismo, cuando un usuario envía un correo electrónico a varias personas éste puede ver en pantalla el grado de presencia online de aquellas y saber si lo leerán en el momento o más tarde.
TENDENCIAS Y DESAFÍOS
Cristian Cáceres manifiesta que en el ámbito de las organizaciones las Comunicaciones Unificadas llegaron para quedarse, pues la voz dejó de ser el principal medio para que las personas se contacten e intercambien información.
“Hoy existen otras formas de relacionarnos. No necesariamente una llamada telefónica es la que concreta una acción o cierra un negocio. Están también la mensajería instantánea, los SMS, el correo electrónico, el videochat y las redes sociales, entre otras”, asevera.
El ejecutivo menciona como otra tendencia el hecho que actualmente el trabajo es colaborativo, lo que se traduce en que áreas o unidades que antiguamente eran disímiles dentro de una compañía ahora están obligadas a laborar en conjunto. Tal es el caso, por ejemplo, de lo que sucede con tecnología y finanzas, comercial y finanzas, y/o tecnología y comercial.
“Lo anterior obedece a que hoy la oferta es más compleja, los tiempos de respuesta han cambiado. Entonces una persona del área financiera o administrativa no puede estar ajena a los avances tecnológicos, pues estas herramientas se traducen en menores tiempos, ahorro de recursos, mayor eficiencia. La irrupción de herramientas como CRM en los procesos de negocios o la incorporación de un ERP hace que el ámbito administrativo se involucre cada vez más con la unidad de tecnología, lo que no era tan común antes”.
Un elemento importante que resalta el profesional se vincula al aumento de las expectativas en materia de tiempos de respuesta. Señala que hoy esto es muy notorio, principalmente en las generaciones más jóvenes, en donde la necesidad de tener respuestas rápidas es muy alta y en las cuales predomina el factor de la autoexpresión.
Otro factor que nombra tiene que ver con el balance de la vida y el trabajo, afirmando que hoy ambos ámbitos están tan mezclados que es muy difícil separarlos.
Frente a este nuevo escenario, indica que hay cinco desafíos que las organizaciones conectadas deben enfrentar, como son la capacidad de escuchar, agilidad, entrega de respuestas rápidas, mayor organización y la confiabilidad.
“Sin embargo, de lo anterior emergen algunas contradicciones como son el hecho que una empresa sea a la vez ágil y confiable, o que dé respuestas rápidas y que al mismo tiempo sea organizada, etc. Por este motivo, es importante facilitar la forma en que las personas se comunican y de esa manera dar respuesta a estos cinco desafíos que existen actualmente. Tomar las comunicaciones y alinearlas a las necesidades del negocio es lo que proponen las Comunicaciones Unificadas que nosotros proveemos”, puntualiza Cáceres.
