En una de cada tres compañías no existe ningún responsable de gestión del contenido en mensajería instantánea (39%), móvil (32%), redes sociales (28%) e intercambio de contenidos en la nube (33%), según Iron Mountain.
A pesar del creciente uso de las comunicaciones digitales y plataformas de comunicación, solo una de cada diez empresas es incapaz de controlar tipos de información bien asentados, como el correo electrónico, los datos de clientes y el contenido público en su sitio web. Estos son algunos de los resultados del estudio hecho entre Iron Mountain y AIIM, y que revela como la falta de normas digitales puede aumentar el riesgo de una brecha en los datos.
La mensajería basada en texto ya representa un archivo oficial y está sujeto a la misma normativa de protección de datos, cumplimiento de la legislación y requisitos de conservación por los que se rigen los documentos empresariales en papel y en formato electrónico. Por este motivo, la falta de una monitorización y una toma de responsabilidad efectivas podrían tener un impacto significativo en la seguridad de la información y el cumplimiento de la normativa.
Este estudio revela que las grabaciones electrónicas están creciendo rápidamente en el 68% de las organizaciones participantes, a la vez que un 32% han informado de la disminución de las hechas en papel. Sin embargo los encuestados consideran que unicamente es útil el 42% de esa información almacenada electronicamente. Nada más que un 12% cree que almacenan unicamente lo que necesitan que sea almacenado.
Además, hay una amplia mayoría que no se siente seguro a la hora de elegir el material que debe guardarse o no, el 63% no se creen capaz de hacerlo.
El mayor beneficio de un buen gobierno de la información es la reducción de los costes de almacenamiento (según el 55%), seguido un explotación y compartición de los conocimientos (50%) y una mayor rapidez de respuesta a las consultas y eventos (un 47%).
En Europa, una empresa estándar utiliza 37 tipos diferentes de plataformas para compartir archivos y 125 plataformas para el trabajo colaborativo; en el mundo 4 millones de empresas utilizan Dropbox. Además, las empresas siguen enfrentándose a canales de comunicación más tradicionales, como el correo electrónico, con una media de 121 e-mails enviados o recibidos al día por empleado.
Dado que el contenido subido y distribuido a través de estos nuevos canales puede ser objeto de disputas legales tales como malas prácticas, filtraciones de información confidencial252 o brechas de uso aceptable, es esencial que esto se controle mediante políticas relacionadas con la información.
